محصولات : اتوماسیون اداری تحت وب

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی بکلی متحول شده است و استفاده از رو‎شهای کند و مشکل‎ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمیباشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‎دهند، بسوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

با بکارگیری تکنولوژیهای نوین وظهور مفاهیم جدیددرحوزه اتوماسیون های اداری، نسل سوم سیستمهای اتوماسیون اداری بوجود آمد. ازمهمترین دستاوردهای این نسل ازنرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان بهره برداری آنها درمحیط اینترنت (Web Based ) بود. امروزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب تمامی نیازهای اطلاعاتی مدیران وحتی کارمندان را درخارج ازمحل فیزیکی آنها وفارغ ازمحدودیت زمانی و مکانی پاسخگوست.

سیستم یکپارچه مکاتبات اداری با مدیریت گردش انواع نامه‌ها و فرم‌ها و ساماندهی جلسات و قرار‌ها موجب آسان‌سازی در امور سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شود. از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا برای افزایش بهره‌وری در سازمان، عملیات اتوماتیک است. با این امکان، کارهای روزانه شما به صورت خودکار انجام می‌شود و گردش کارها تسهیل می‌گردد . به این ترتیب، شما می‌توانید از زمان خود برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر در سازمان سود ببرید. در واقع عملیات خودکار، امکان انجام چند کار تکراری را تنها با زدن یک دکمه ممکن می‌سازد. 

همچنین در کارتابل شخصی شما می‌توانید تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات را همراه با امکاناتی از قبیل جستجوی زمان آزاد، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران، کنترل پیشرفت وظایف محوله و ... با سیستم انجام دهید. 

افزون بر این، فرمساز موجود در سیستم اتوماسیون تحت وب رامیلا ابزاری قوی در جهت تولید، ثبت، نگهداری، گردش و بازیابی اطلاعات است. با استفاده از این ابزار مدیر سیستم به راحتی و در محیطی با زبان فارسی و به شیوه‌ای آسان فرم‌ها را طراحی کرده و اطلاعات وارد شده را مدیریت و کنترل می‌کند. ارسال‌ و پیگیری نامه‌های ارباب رجوع از طریق زیرسیستم گیشه‌ی مکاتبات الکترونیک و استفاده از تبادل الکترونیک مکاتبات با سازمان‌های طرف مکاتبه دامنه کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا را تا خارج از مرزهای سازمان گسترش داده است.

از جمله امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا برای ارتباطات برون ‌سازمانی گیشه مکاتبات الکترونیک ارباب رجوع است. این زیرسیستم، درگاهی است برای برقراری ارتباط ارباب رجوع یا مشتریان با سازمان. با این زیرسیستم، شما می‌توانید فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی و در اختیار مشتری یا ارباب‌رجوع قرار دهید. از جمله ویژگی‌های آن قابلیت دسترسی در همه جای کشور با استفاده از اینترنت است. علاوه بر این، اطلاع ‌رسانی آن از طریق سایت، تلفن گویا و یا پست الکترونیکی صورت می‌گیرد. 

امکان ارجاع بین سیستم‌های اتوماسیون اداری رامیلا، سازمان‌های مادر را قادر می‌سازد تا سریع‌تر و آسان‌تر و به طور مستقیم با اشخاص سازمان‌های زیرمجموعه خود مکاتبه نمایند.  همچنین با تبادل الکترونیک مکاتبات، گامی اساسی در حرکت به سمت دولت الکترونیک برداشته شده است .ارسال و دریافت نامه‌ها از طریق پست الکترونیک و بر اساس پروتکل ECE امکان تعامل الکترونیک با دیگر سازمان‌ها را در سیستم اتوماسیون تحت وب رامیلا فراهم کرده است. از دیگر امکانات این سیستم امکان اتصال به سیستم پیام دولت است.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا با تمهیدات امنیتی چون احراز هویت دو عامله، رویدادنگاری، کنترل دسترسی به منابع و قابلیت استفاده از بسترهای امن ارتباطی صحت و امنیت مکاتبات سازمان را تامین می‌کند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا با امکان تصدیق هویت دو‌عامله، امنیت سیستم را بالا برده به کاربران امکان می‌دهد که با اطمینان بیشتری کار کنند. در این راه‌حل از توکن‌های سخت‌افزاری، به عنوان عامل دوم امنیت، افزون بر کلمه عبور کاربر استفاده می‌شود. از توکن می‌توان برای امضای دیجیتال نیز استفاده کرد. این امضا به منظور تایید دیجیتال اسناد در گردش سازمان و تعیین هویت امضا کننده است.

تمامی رویداد‌های سیستم از ورود و خروج کاربران تا عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار در سیستم ثبت می‌شود.

انواع دسترسی به منابع سیستم به طور کلی و جزئی (در سطح رکورد) در دو سطح کاربران و گروه‌های کاربری قابل تعریف است.  ایجاد بستر امن ارتباطی- با استفاده از پروتکل امن SSL، می‌توان امنیت انتقال داده‌ها را در نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب رامیلا تامین کرد.  تعریف جریان کاری، این امکان را می‌دهد تا فرم‌ها به طور خودکار در مسیر تعریف شده با توجه به دسترسی‌ها اعمال شده گردش داشته باشند و در هر مرحله با توجه به وضعیت فرم تکمیل گردند.